Arkivförteckning på webben

Allmänna arkivschemat och verksamhetsbaserad redovisning i samma system.

Tabellion är ett webbaserat arkivförteckningssystem för kommun-, region-, myndighets- och föreningsarkiv. Förteckna och sök, ta emot leveranser, håll ordning på placeringar och gallring, exportera till NAD och skriv ut etiketter och förteckningsblad – utan klientinstallation.

I webbläsarenIngen klientinstallation, fungerar även i mobilen.
Två förteckningsmodellerAllmänna arkivschemat och verksamhetsbaserad redovisning.
Hela arkivflödetLeverans, förteckning, placering, gallring och utskrift.
SpårbartRoller per institution och ändringslogg på fältnivå.
Öppna formatImport och export av EAD/EAC enligt NAD.

Live demo! Se direkt hur det fungerar. Dokumentation Läs vår inbyggda dokumentation.

Trädvy i Tabellion som visar arkivstruktur med institution, depå, arkivbildare och arkiv.

Samma arkivbildare, två arkiv: allmänna arkivschemat till 2015 och verksamhetsbaserad redovisning från 2016.

Exempeldata: Almviks stadsarkiv (fiktivt) – alla skärmbilder är från en riktig installation av Tabellion.

Kontakta oss Utvecklas av Loftux AB. Hör av dig för en demo, och test i egen instans.

Söker du ett nytt arkivförteckningssystem?

Visual Arkiv avvecklas i mars 2027. Arkiv som använder systemet behöver en ny lösning – och en väg att ta med sig förteckningarna. Tabellion importerar EAD- och EAC-filer och exporterar i samma format.

Använder du Klara från Knowit och söker ett alternativ för arkivförteckningarna? Tabellion ger dig ett visuellt lyft och en modern användarupplevelse – och en ändringslogg som visar vem som ändrade vad och när.

Jämför ni arkivförteckningssystem inför en upphandling – Klara, Axiell, Auktoria eller Polaris från Ida Infront? Ta med Tabellion i jämförelsen: webbaserat från grunden, byggt på öppen plattform och utvecklat i Sverige.

Migrationsväg via EAD/EAC

Importen förhandsgranskas med torrkörning innan något skrivs. Leveranser och gallringshistorik följer med när ett arkiv läses in på nytt.

Allmänna arkivschemat och verksamhetsbaserad arkivredovisning – sida vid sida.

Allmänna arkivschemat

Serier med signum, volymer med beteckning och tidsomfång.

Verksamhetsbaserad redovisning

Verksamhetsområde → processgrupp → process → handlingstyp, med grund-, sam- och särredovisning. Samma sökning, samma export.

En arkivbildare kan ha ett arkiv enligt schemat till 2015 och ett verksamhetsbaserat från 2016 – som Byggnadsnämnden i exempeldatan.

Några av alla funktioner Tabellion erbjuder

Från första leveransen till gallringsprotokollet – i samma system.

Förteckna

Hierarkin hela vägen

Institution → depå → arkivbildare → arkiv → serie/process → förvaringsenhet, med personer och släkter som arkivbildare.

Tabellredigering

Skapa och ändra många serier och volymer på en gång, med förslag på nästa lediga beteckning.

Beteckningar och datum som stämmer

Signum och volymer valideras vid inmatning. Tidsomfång som 201?, uå och 1947 -- 1950 accepteras.

Förvalta

Leveranser

Accessionsnummer enligt er egen mall, dagbok, bilagor, koppling till volymer och utskrift av reversal och leveransliggare.

Placeringsregister

Hus, magasin, hyllor och digitala lagringsytor. Byter en hylla namn följer placeringen med – och ni ser vad som står var.

Gallring

Regler ur egna stödtabeller markerar mogna volymer. Gallringen verkställs med protokoll och kan ångras.

Kontroll och spårbarhet

Ändringslogg

Vem ändrade vad och när, fält för fält. Ett gammalt värde eller en borttagen post återställs med ett klick.

Roller och behörigheter

Redaktör, leverans, export, granskning och drift – per institution och avgränsat till depåer eller arkivbildare.

Avvikelser och publicering

Felaktiga tider, dubbla signum och serier utan rubrik pekas ut. Interna poster döljs för allmänheten.

Hitta och dela

Sök, filter och sju vyer

Fasetter på arkivbildare, tid, sekretess och gallring. Träd, Kolumner, Lista, Kort, Tidslinje, Inventarium och Relationer.

Utskrifter och rapporter

Etiketter, förteckningsblad, leverans- och gallringsrapporter som PDF, från mallar ni själva anpassar.

Inbyggd manual

Sökbar hjälp i sidopanelen, med egna kapitel för era rutiner. Hjälpknappen i varje dialog öppnar rätt avsnitt.

Se hur det fungerar

Sökpanel med fasetter för arkivbildare, tid, sekretess, gallring och medietyp. — **Sök och filter** Fritextsökning med fasetter på arkivbildare, tid, sekretess, gallring och medietyp.

Tidslinjevy som visar arkiv och serier utlagda över tid. — **Tidslinje** Arkiv och serier utlagda över tid – en av sju vyer.

Tabellredigering med flera förvaringsenheter i kalkylbladsliknande vy. — **Tabellredigering** Många förvaringsenheter i ett svep, med piltangenter som i ett kalkylblad.

Hantering, fliken Gallring, med mogna och gallringsbara volymer och knappen Gallra markerade. — **Gallring** Volymer markeras enligt seriernas gallringsregler. Mogna volymer gallras med protokoll.

Placeringsregistret med hus, magasin och hyllor, och listan över vad som är placerat i magasinet. — **Placeringsregister** Magasin och hyllor i ett register – med svar på frågan vad som står var.

Trädvy i avvikelseläge där poster med avvikelser är rödmarkerade, och en serie utan rubrik i informationspanelen. — **Avvikelser** Poster som behöver rättas markeras i trädet, till exempel efter en import.

Historikfliken med ändringar per användare, gammalt och nytt värde och knappen Återställ. — **Ändringslogg** Varje ändring med användare, tid och gammalt → nytt värde. Återställ med ett klick.

Hjälppanelen bredvid förteckningen, med kapitlet om placeringar. — **Inbyggd manual** Sökbar hjälp bredvid förteckningen – kan också göras publik för forskare.

Hanteringssida med export till NAD och import med torrkörning. — **Export och import** EAD/EAC till NAD, och import med torrkörning innan något skrivs.

Tabellion i det varma färgtemat, som alternativ till standardtemat Blåton. — **Färgteman** Två teman, Blåton och Varm – och anpassat för mobilen.

Etiketter och förteckningsblad.

Välj nod, välj mall, få PDF. Mallarna är FreeMarker-filer som arkivet redigerar självt – med egen logotyp. Samma motor ger reversal, leveransliggare, accessionsliggare, statistik, gallringslistor och gallringsprotokoll.

Dialogen Skriv ut med val av typ, mall och alternativ.

Dialogen Skriv ut – typ, mall och alternativ.

Förteckningsblad som PDF, i A4-format, renderat från en mall.

Förteckningsblad som PDF, renderat från mall i arkivets egen layout.

NAD-leverans som EAC + EAD.

Export av hela arkiv till Riksarkivets EAD och EAC, och import av samma format med torrkörning innan något skrivs. Interna och sekretessbelagda poster kan utelämnas vid export.

Exporter från Visual Arkiv läses in som de är: saknade tider härleds ur volymerna, avvikande värden loggas och markeras så att de kan rättas efteråt. Placeringstexter kopplas mot placeringsregistret.

Byggt på beprövad mjukvara.

Tabellion lagrar allt i Alfresco Community, en öppen dokumentplattform som har funnits sedan 2005 och används av myndigheter och företag världen över. Det en arkivförteckning behöver i botten finns redan färdigt och beprövat – Tabellion lägger den svenska arkivmodellen ovanpå i stället för att bygga grunden på nytt.

Hierarkier med metadata

Noder i trädstrukturer med typade egenskaper, precis som en förteckning är uppbyggd.

Användare och behörigheter

Roller per institution, avgränsade till depåer eller arkivbildare. Alla kan läsa, behöriga kan ändra.

Transaktioner

Skrivningar och importer sker som en enhet: antingen allt eller inget.

Indexering och sök

Fulltext- och metadatasök via Solr, som Tabellions sökning och fasetter bygger på.

REST-API

Allt i Tabellion nås via webbtjänster (REST) – för integration och automation.

Etablerad drift

Docker-baserad drift med PostgreSQL. Säkerhetskopiering och uppgradering följer Alfrescos etablerade rutiner.

Loftux AB har över 25 års erfarenhet av dokument- och informationshantering och utvecklar Tabellion i Sverige.

Vanliga frågor

Kan vi flytta våra förteckningar från Visual Arkiv till Tabellion?

Ja. Visual Arkiv exporterar EAD och EAC till NAD, och Tabellion importerar samma filer. Importen kan torrköras först, och avvikelser i källdatan listas så att de kan rättas efteråt.

Fungerar Tabellion för både allmänna arkivschemat och verksamhetsbaserad arkivredovisning?

Ja. Båda förteckningsmodellerna finns i samma system, med samma sökning, utskrifter och NAD-export. En arkivbildare kan ha ett arkiv enligt vardera modellen.

Behöver vi installera något på arbetsplatserna?

Nej. Tabellion används i webbläsaren, även i mobilen. Servern körs i Docker.

Kan allmänheten söka i förteckningen?

Ja. Den som inte är inloggad kan söka och bläddra. Poster som markerats som interna visas bara för inloggade.